Den 25 maj 2018 börjar den nya dataskyddsförordningen (GDPR) att gälla i EU/EES. I korthet så innebär den nya lagstiftningen att vi som behandlar personuppgifter måste hjälpa de som är ansvariga för personuppgifterna att uppfylla regelverket. En personuppgift är all information som direkt eller indirekt kan användas för att identifiera en unik individ. För mer information om vad den nya dataskyddsförordningen innebär se Datainspektionens hemsida:
https://www.datainspektionen.se/dataskyddsreformen/dataskyddsforordningen/
För att hjälpa Winjet-användare har vi utrustats systemet med funktioner för att automatiskt radera filer som du läst in i systemet. Filer som inkluderas i detta är samtliga filer som du skapat med programmet under dess egna kataloger och aviseringskatalog. Det vill säga om du flyttat eller döpt om en fil kommer den inte automatiskt raderas. Om du lagt dina kunders infiler under Winjet infil katalog så kommer även dessa inkluderas i borttagningen annars inte. Filerna kommer raderas baserat på det datum du läste in kundens adressfil.
Följande Mappar under Winjet kundstruktur gallras:
Du kommer oavsett alltid bli presenterad med en lista på de filer som Winjet tycker du skall ta bort. Där kan du också undanta filer från borttagning. Filer som du valt att inte ta bort kommer om de ligger kvar på samma ställe vid nästa sökning föreslås att tas bort igen du bör därför flytta på dem om du inte vill ta bort dem. Tänk på att första gången kan det bli väldigt många filer. Det går att filtrera i vyn genom att klicka på kundens namn på högersidan.
Eftersom lagen inte talar om exakt hur länge du får behålla en fil så kan du ställa in detta värde i programmet. Värdet ställer du i programmets inställningar och anges i antal dagar. Om du anger värdet 0 kommer funktionen helt sättas ur spel och du behöver då radera filerna manuellt själv för att uppfylla lagen. Det förinställda värdet kommer att vara 90 dagar.
Funktionen för radering kommer startas automatisk hos den klient som startar programmet första gången. Det vill säga det kommer aldrig ske att två klienter städar samtidigt i det fall ni använder delade kundmappar.
Första gången programmet vill starta funktionen kommer den fråga om den skall startas. Du har då även möjligheten att ställa in max antalet dagar som filerna skall ligga kvar. Du kan här också stänga av funktionen genom att ange antalet till 0.
Om du sedan ändå väljer att inte köra igång funktionen så kommer frågan upp för varje gång ända tills du antingen startat den, stängt av funktionen genom att ange värdet till 0 dagar eller någon annan som använder en delad kundmapp startat funktionen. Inställningar av antalet dagar kommer vara samma för varje person som använder den mappen.
Om du använder flera kundmappar så kommer då återigen få ställa in inställningen första gången du öppnar mappen.
I programmets inställningar kan du också ändra antalet dagar som filerna skall ligga men kom ihåg att din inställning gäller för alla gemensamma användare.